Différences entre une GED et l’archivage : ce qu’il faut savoir pour optimiser votre gestion documentaire

La gestion électronique de documents (GED) et l’archivage sont deux concepts essentiels pour la gestion documentaire des entreprises. Bien que souvent confondus, ils répondent à des besoins distincts et possèdent des fonctionnalités spécifiques. Cet article explore les différences fondamentales entre la GED et l’archivage, tout en fournissant des conseils pour optimiser votre contenu pour le référencement naturel (SEO) sur Google.

Qu’est-ce que la GED ?

La Gestion Électronique de Documents, ou GED, est un système qui permet de gérer, de stocker et de partager des documents électroniques au sein d’une organisation. Elle offre une multitude de fonctionnalités pour améliorer l’efficacité et la productivité, notamment :

  • Capture et numérisation : Transformation des documents papier en fichiers numériques.
  • Indexation et recherche : Organisation des documents avec des métadonnées pour faciliter la recherche.
  • Collaboration : Outils permettant le partage et la modification des documents en temps réel.
  • Sécurité : Contrôle d’accès et protection des informations sensibles.
  • Automatisation des workflows : Optimisation des processus métiers grâce à des automatisations.

Qu’est-ce que l’archivage ?

L’archivage, quant à lui, est le processus de conservation de documents pour une période déterminée afin de répondre à des obligations légales ou historiques. Les caractéristiques principales de l’archivage incluent :

  • Conservation à long terme : Stockage de documents pour des durées définies par la législation ou les politiques internes.
  • Preuve légale : Maintien de l’intégrité et de l’authenticité des documents pour des besoins juridiques.
  • Consultation occasionnelle : Accès limité aux documents, souvent pour des audits ou des recherches historiques.
  • Inviolabilité : Protection contre les altérations et les suppressions non autorisées.

Les différences clés entre la GED et l’archivage

Objectif principal

  • GED : Facilite la gestion quotidienne des documents, leur accès rapide et leur partage.
  • Archivage : Assure la conservation et la protection des documents pour des fins légales ou historiques.

Durée de conservation

  • GED : Les documents sont souvent actifs et régulièrement mis à jour ou modifiés.
  • Archivage : Les documents sont stockés pour des périodes spécifiques, souvent sans modification.

Accessibilité

  • GED : Accès fréquent et modifiable pour les utilisateurs.
  • Archivage : Accès restreint, généralement limité à des utilisateurs autorisés pour des consultations spécifiques.

Sécurité et conformité

  • GED : Sécurité centrée sur l’accès et la modification des documents.
  • Archivage : Accent sur l’intégrité et la non-altération des documents.

À retenir

Comprendre les différences entre la GED et l’archivage est primordial pour toute organisation cherchant à optimiser sa gestion documentaire. La GED se concentre sur l’efficacité et la collaboration quotidienne, tandis que l’archivage assure la conservation et la conformité à long terme. En choisissant la solution appropriée, vous pouvez améliorer la gestion de vos documents de façon significative.

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